Det var en sommardag 1995 – jag satt på mitt kontor på det gamla I2-regementsområdet i Karlstad. Hela området är en höjd i utkanten av Karlstads centrum som kallas Kasernhöjden. Idag är det bostäder, gym och hippa kontor, men när jag satt där var det på ett kontrakt med Fortifikationsverket som ansvarade för avveckling och ivaratagande av nedlagda regementen. Personen från Fortifikationsverket var en speciell herre, en äkta militäradminstratör som inte förhandlade för att motparten skulle förhandla tillbaka. Det var hans sätt eller inget sätt alls. Hyran var dock låg tack vare att skicket på lokalerna var därefter.
Det var andra året med mitt företag sen jag flyttat hemifrån. Vi hade hunnit bli 3-4 anställda och det spann på rejält. Internet höll på att bli något för var och en, Aftonbladets site började ta form och de som var intresserade av datorer la mycket pengar på dessa. Vår försäljning ökade dag för dag. Vi hade rätt nyligen fått ta större lokaler i anspråk och hade nu både en lagerdel, en stor butik, en ”monteringslinje” för datorer och mitt kontor. Butiksinredningen var trähyllor köpta från Obs! (Konsum Värmland) som jag fäst blåa lakan på baksidan för att skärma av den stora butikslokalen. På baksidan av hyllorna fanns vårt lager av dyra komponenter samt monteringslinjen för datorer. Mitt kontor bestod i första hand av två gigantiska operatörsbord från ett konkursat sågverk i Deje.
I butiken hade vi massa produkter som var heta på den tiden, vi hade ingen lagerplats för allt det där så det var skara kartonger med produkter som stod i hyllorna, produktlarm hade vi inga. Det var grafikkort, ljudkort, ljudsystem, skärmar, CDR-skivor och en massa annat. På butiksdisken stod en gammaldags kassaapparat – vi hade ännu inget riktigt butikssystem för att hålla koll på lager eller så. Varje dag skrev vi istället upp på lappar vad som behövde köpas in samma dag eller dagen efter summerade jag ihop allt och la beställningar hos våra leverantörer.
Krediter hade jag inte hunnit få i någon större utsträckning än utan fick betala mot postförskott. Checkar fungerade till detta och jag skrev minst en check varje dag. Den som körde ut från Posten fick checken och ringde ibland in till sitt kontor för att få den kontrollerad men oftast tog de den bara och litade på att jag hade täckning.
En enda gång i mitt liv har jag skrivit en check utan täckning. Det var en krisleverans som vi bara måste få levererade och jag visste pengar var på väg. En klass från universitetet hade beställt datorer och skulle inom någon timme komma in och betala, med kontanter. Studenterna kom på pricken och jag fick runt 200 000 kr i kontanter. Min plan var att jag skulle hinna åka in till Nordbankens kontor i Karlstad och sätta in detta före det att Posten skulle lösa in checken. Jag visste Posten oftast löste in dem efter att hela körrundan var klar men ibland tog de det redan vid lunch. Denna gång gick det bra, ingen ringde om check utan täckning och jag satte vid kl 14 in pengarna på kontot så checken hade täckning.
Företaget var mitt allt dygnet runt, jag hade ännu inte lärt mig vad det innebar att ha anställda och jag jobbade med allting. Kunderna gick först och berget av administration byggdes upp. Det skulle skapas prislistor, kunder skulle få offerter, personal skulle ha lön, alla inköp skulle skötas och pengarna skulle räcka till. På mitt skrivbord hade jag någon konstig form av högar enligt uppdelningen; ganska viktigt, mycket viktigt, väldigt viktigt och panikhögen. För att hålla isär papper inom samma hög så låg A4-pappren endera i porträtt eller landskapsläge om vartannat.
Än idag, nästan 30 år senare kan jag komma ihåg paniken i huvudet. Jag insåg hur mycket än jag jobbade, dagar, kvällar och nätter, så skulle jag inte hinna med. Egentligen hade jag nog hunnit med, men just för att jag saknade nog bra ordning eller system så gjorde oordningen mig väldigt stressad. Jag hade inte kontroll på min situation rent praktiskt. Där och då blev det ett regelrätt psykbryt på mina pappershögar. Det gick inte längre, jag hade ingen överblick och stressen över detta sparkade mig i magen så att jag tappade luften lika snabbt som min extremt dåliga och slutkörda kontorsstol sjönk ihop då man satte sig i den.
Vart energin kom ifrån har jag många gånger funderat på, men på något vis kom den till mig och rakt in i kroppen. Jag påbörjade direkt ett helt maniskt arbete att gå igenom högarna av papper och placera dem i plastfickor. Om ett underlag för en offert innehöll tre papper med noteringar, produktblad och en uträkning så la jag dessa tre i en plastmapp. Nästa kanske var en uppdatera prislistan från en leverantör och då hamnade den i en ytterligare plastmapp. Den tredje kan ha varit tidrapporten från en anställd som skulle överföras till ett löneunderlag – den gick in i en plastmapp den också.
Efter många timmar med detta hade jag nu en ännu högre hög men med plastmappar. Ordningen kändes i känslan mot plastmapparna. Det var strukturerat och varje plastmapp var en isolerad uppgift. Nu började jag sortera plastmapparna utifrån prioritet och vad det gällde. Den enorma energin fanns kvar så många av plastmapparna blir genomarbetade, offerter utskickade och lönespecar skrivna (för hand). Traven med plastmappar blev hanterbar och ett nytt system föddes.
Jag la in plastmapparna i en ställning enligt systemet; Idag, Under veckan och Väntar svar. Det var mitt egenpåhittade system som 20-årig företagare med ett växande ansvar.
Idag skriver vi 2024 och jag har kvar samma system på kontoret nu. Det är färre papper, mer mail, digitala uppgiftslistor o.s.v. men plastmapparna är fortfarande grunden i mitt sätt att hålla ordning. Just facket Väntar svar har jag varit väldigt glad över här i livet. När något placeras där är det inget jag själv längre kan påverka, jag är beroende av någon annan som jag nu väntar på ska göra sitt. Minst en gång om dagen bläddrade jag igenom och plasmapparna i Väntar svar-facket, om något svar kommit eller något annat hänt som gjorde att mappen skulle flyttas till facket Idag så gjorde jag det.
Aldrig sen den där dagen 1995 har oordningen kommit tillbaka. Jag tror det här gjort att min produktivitet i nästan hela mitt liv varit mycket god. Stress har alltid funnits, men inte för att jag själv tappat kontrollen under ett berg av uppgifter.
Ha koll, det skapar grundförutsättningar för annat.